Administrations

Pour plus d’informations, n’hésitez pas à vous rapprocher des Archives départementales ou à solliciter une visite de conseil.

Que sont les archives ?

Selon la définition du Code du patrimoine, article L. 211-1, l, « Les archi­ves sont l’ensem­ble des docu­ments, quels que soient leur date, leur forme et leur sup­port maté­riel, pro­duits ou reçus par toute per­sonne phy­si­que ou morale, et par tout ser­vice ou orga­nisme public ou privé dans l’exer­cice de leur acti­vité. »

Les archives peuvent donc être sous format papier, électronique, analogique, etc.

Ce n’est pas le critère d’ancienneté qui définit un document d’archives : il l’est dès sa création. On distingue trois « âges » pour les archives :

• Archives courantes : documents dont le service fait usage, dossiers en cours
• Archives intermédiaires : documents que l’on n’utilise plus quotidiennement, mais dont on pourrait avoir besoin en cas de réouverture du dossier, poursuites judiciaires, contrôle…
• Archives historiques : dossiers définitivement clos, versés aux Archives départementales.

Tout document créé ou reçu par un service public est un document d’archives publiques.

Que faut-il conserver ?

Afin de connaître la durée d’utilité administrative (DUA) et le sort final de chaque typologie de documents, reportez-vous aux instructions concernant votre domaine. Ces instructions sont disponibles sur le site du Service interministériel des Archives de France (sélectionnez dans la colonne de gauche l’intitulé qui vous correspond, par exemple « collectivité locale » pour les communes). Elles peuvent également vous être communiquées par les Archives départementales.

Ces instructions vous indiquent pour chaque document la durée pendant laquelle celui-ci doit être conservé dans vos services (DUA. Celle-ci peut-être prolongée si vous en avez le besoin), et le sort final du document : élimination ou versement aux Archives départementales de la totalité des dossiers ou d’un échantillon (les modalités de tri sont indiquées dans l’instruction). Au cas où certaines typologies de documents seraient absentes de ces tableaux, n’hésitez pas à contacter les Archives départementales.

Toute élimination d’archives publiques est soumise, au préalable, au visa du directeur des Archives départementales. Le bordereau d’élimination (voir document téléchargeable ci-contre) vous permet d’indiquer la typologie et les dates extrêmes des documents à éliminer. Il doit être envoyé en deux exemplaires aux Archives départementales. La destruction des documents ne peut avoir lieu qu’après réception du visa du directeur des Archives et doit se dérouler dans des conditions propres à respecter la confidentialité des informations contenues.

Tout versement aux Archives départementales doit être accompagné d’un bordereau de versement (voir document téléchargeable ci-contre). Les boîtes doivent être numérotées et le détail de leur contenu indiqué dans le bordereau. Les Archives départementales attribueront une cote à chaque boîte ou dossier, et un inventaire vous sera communiqué. Les services versants ont la possibilité de venir consulter leurs archives pendant les heures d’ouverture.

Comment bien conserver ses archives ?

Les archives intermédiaires doivent être entreposées dans un local

• dédié aux archives (pas de cagibi fourre-tout)
• sain : aéré, pas trop humide ni trop sec, pas trop chaud, sans rongeurs ni poussière
• aménagé d’étagères ou de placards (pas d’archives à même le sol)
• non accessible au public.

Trier un grand volume d’archives est une tâche pénible et chronophage, d’autant plus s’il s’agit de vrac. Essayez de vous occuper régulièrement de vos archives :

• enlevez les documents superflus avant d’archiver vos dossiers : brouillons, doubles… (ils peuvent être détruits sans autorisation, mais attention à préserver la confidentialité des données sensibles)
• indiquez sur les boîtes les dates extrêmes des documents (dates du document le plus ancien et du plus récent), voire la date d’élimination ou de versement (par exemple : « E 2025 » pour une boîte à éliminer en 2025)
• faites des éliminations à intervalles réguliers. Vous y gagnerez en temps et en espace de stockage.

Les registres d’état-civil sont généralement conservés dans les mairies à partir de la Révolution. Ils sont consultables au bout de 75 ans pour les actes de naissance et de mariage, et immédiatement pour les actes de décès et les tables décennales. Les personnes concernées par ces actes y ont bien sûr accès, ainsi que la famille proche (parents, enfants, petits-enfants, conjoints, sur justificatif).

La consultation des registres s’effectue impérativement sous la surveillance d’un agent.

La photocopie des actes reliés est fortement déconseillée. Pour rappel, les Archives départementales du Cantal ont mis en ligne les registres paroissiaux et d’état-civil des origines à 1932 (voire 1950 pour les actes de décès de certaines communes). Il est donc préférable d’inviter les usagers à consulter les actes en ligne, d’où ils pourront les imprimer.

Reliure des registres : les registres d’état-civil et de délibérations communales doivent être reliés de manière traditionnelle (cahiers cousus). L’utilisation de machine à relier par serrage est strictement interdite.

Conformément au code du patrimoine, le maire est responsable pénalement des archives de sa commune, il convient donc de procéder à un état des lieux lors de sa prise de fonction et d'organiser le transfert de responsabilité du maire sortant vers le maire entrant.

Faire le récolement des archives consiste à en faire la liste en indiquant la typologie et les dates extrêmes. Le modèle en téléchargement ci-dessous vous guide dans cette démarche. Vous pouvez également vous appuyer sur le récolement de 2014 ou le dernier rapport d'inspection des Archives départementales. Le récolement se fait sur place, en vérifiant la présence des documents. Une fois terminé, les deux maires signent le procès-verbal de décharge et de prise en charge des archives.

Si un maire est réélu, il signe deux fois, en tant que maire entrant et sortant. Dans ce cas, le récolement permet de faire le point sur la présence effective des archives et facilitera l'opération lors des prochaines élections municipales.

Lien vers la circulaire du 1er décembre 2019 relative au récolement des archives communales à effectuer suite aux élections législatives de 2020 : https://francearchives.fr/fr/circulaire/DGP_SIAF_2019_009

En cas de besoin, n'hésitez pas à contacter la direction des Archives départementales au 04.71.48.33.38.