Services producteurs
Cette rubrique s’adresse aux services produisant des archives publiques : collectivités territoriales, services déconcentrés de l’Etat, établissements publics, etc. Pour plus d’informations, n’hésitez pas à vous rapprocher des Archives départementales ou à solliciter une visite de conseil. Que sont les archives ? Selon la définition du Code du patrimoine, article L. 211-1, l, « Les archives sont l’ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité. » Les archives peuvent donc être sous format papier, électronique, analogique, etc. Ce n’est pas le critère d’ancienneté qui définit un document d’archives : il l’est dès sa création. On distingue trois « âges » pour les archives :
Tout document créé ou reçu par un service public est un document d’archives publiques. Que faut-il conserver ? Afin de connaître la durée d’utilité administrative (DUA) et le sort final de chaque typologie de documents, reportez-vous aux instructions concernant votre domaine. Ces instructions sont disponibles sur le site du Service interministériel des Archives de France (sélectionnez dans la colonne de gauche l’intitulé qui vous correspond, par exemple « collectivité locale » pour les communes). Elles peuvent également vous être communiquées par les Archives départementales. Ces instructions vous indiquent pour chaque document la durée pendant laquelle celui-ci doit être conservé dans vos services (DUA. Celle-ci peut-être prolongée si vous en avez le besoin), et le sort final du document : élimination ou versement aux Archives départementales de la totalité des dossiers ou d’un échantillon (les modalités de tri sont indiquées dans l’instruction). Au cas où certaines typologies de documents seraient absentes de ces tableaux, n’hésitez pas à contacter les Archives départementales. Toute élimination d’archives publiques est soumise, au préalable, au visa du directeur des Archives départementales. Le bordereau d’élimination (voir document téléchargeable ci-dessous) vous permet d’indiquer la typologie et les dates extrêmes des documents à éliminer. Il doit être envoyé en deux exemplaires aux Archives départementales. La destruction des documents ne peut avoir lieu qu’après réception du visa du directeur des Archives et doit se dérouler dans des conditions propres à respecter la confidentialité des informations contenues. Tout versement aux Archives départementales doit être accompagné d’un bordereau de versement (voir document téléchargeable ci-dessous). Les boîtes doivent être numérotées et le détail de leur contenu indiqué dans le bordereau. Les Archives départementales attribueront une cote à chaque boîte ou dossier, et un inventaire vous sera communiqué. Les services versants ont la possibilité de venir consulter leurs archives pendant les heures d’ouverture. Comment bien conserver ses archives ? Les archives intermédiaires doivent être entreposées dans un local
Trier un grand volume d’archives est une tâche pénible et chronophage, d’autant plus s’il s’agit de vrac. Essayez de vous occuper régulièrement de vos archives :
Cas particulier : l'état civil Les registres d’état-civil sont généralement conservés dans les mairies à partir de la Révolution. Ils sont consultables au bout de 75 ans pour les actes de naissance et de mariage, et immédiatement pour les actes de décès et les tables décennales. Les personnes concernées par ces actes y ont bien sûr accès, ainsi que la famille proche (parents, enfants, petits-enfants, conjoints, sur justificatif). La consultation des registres s’effectue impérativement sous la surveillance d’un agent. La photocopie des actes reliés est fortement déconseillée. Pour rappel, les Archives départementales du Cantal ont mis en ligne les registres paroissiaux et d’état-civil des origines à 1932 (voire 1950 pour les actes de décès de certaines communes). Il est donc préférable d’inviter les usagers à consulter les actes en ligne, d’où ils pourront les imprimer. Reliure des registres : les registres d’état-civil et de délibérations communales doivent être reliés de manière traditionnelle (cahiers cousus). L’utilisation de machine à relier par serrage est strictement interdite. |